Daily Receiving Report

 

Laporan Penerimaan Barang Harian

Dokumen ini merupakana alat bantu yang cukup efektif di lapangan. Mengingat di lapangan kita menghadapi berbagai macam karakter karyawan, dokumen ini bisa dibilang cukup sederhana tapi bermanfaat luar biasa.

Saat Purchase Officer datang membawa barang belanjaan, ataupun saat barang datang dari supplier, maka barang-barang tersebut harus dilaporkan. Dalam hal ini, jumlah barang dan spesifikasi barang harus sangat diperhatikan.

Receiving Clerk atau petugas yang bertanggung jawab dalam penerimaan barang seharusnya mempunyai bekal pengetahuan mengenai spesifikasi setiap barang.

Pada sebuah restaurant atau hotel, biasanya ada dua jenis barang yang dibedakan berdasarkan tempat penyimpanannya:

1. Direct Store - adalah kategori barang yang didatangkan dari Purchase Officer atau Supplier dan diterima langsung di outlet yang membutuhkan, seperti kitchen atau bar. Contohnya: aneka sayuran segar dan buah-buahan. Barang-barang ini tidak perlu masuk ke General Stoer atau gudang utama karena harus didatangkan setiap hari dalam kondisi segar.
2. General Store - adalah barang yang bisa disimpan dahulu di General Store atau Gudang Utama karena barang-barang ini umumnya bisa disimpan dalam waktu yang cukup lama. Contohnya beras, minyak goreng, aneka saus, aneka selai dan lain-lain.

Saat barang datang, Receiving Clerk yang bertugas akan membawa form Daily Receiving Report (DRR) dan mulai memeriksa barang secara detil. Memeriksa kondisi setiap barang dan kemasannya, memeriksa jumlah dan beratnya, kemudian mencatatnya ke dalam DRR.

Kegiatan penerimaan barang tersebut harus dilakukan oleh Receiving Clerk, Purchase Officer dan Supplier untuk mendapatkan kesepakatan terkait jumlah dan kondisi barang yang datang.

Receiving Clerk berhak untuk menolak barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta. Dan itu akan menjadi tanggung jawab Purchase Officer. Saat ada pihak Supplier yang juga menyaksikannya, maka Purchase Officer bisa melimpahkannya kepada supplier tersebut.

Untuk itu, kedetilan dalam pemeriksaan barang saat barang diterima adalah sangat penting agar tidak terjadi kerugian yang ditanggung perusahaan.

Bisa dibayangkan apabila proses penerimaan tersebut asal-asalan, maka resiko barang rusak dan tidak bisa digunakan akan lebih besar. Belum lagi jumlah timbangan yang mungkin dibawah invoice.

Untuk itu, fungsi DRR ini amat sangat penting dan sangat efektif apabila bisa dilaksanakan dengan baik.

Dokumen ini cukup 1 lembar dengan mencantumkan tanggal dan juga tanda tangan Receiving Clerk maupun Purchasing. Dokumen ini dilampirkan bersamaan dengan laporan Cashier pada saat closing

 Esok hari, Accounting dalam hal ini Cost Control akan menerima DRR yang akan diperiksa dan dicocokkan dengan invoice yang diterima dari Purchasing. Cost Control akan memastikan bahwa semua barang yang ada di invoice harus ada di DRR.