Store Requisition

 

Permintaan Barang dari Gudang

Form Store Requisition (SR) ini setiap hari akan selalu digunakan, karena pada umumnya, outlet akan melakukan permintaan barang ke Gudang setiap hari juga.

Fungsi dari form ini adalah sebagai dokumen saat outlet melakukan permintaan barang dari Gudang Utama.

Sebagai gambaran, saya beri contoh berikut:

Seorang Barista, sebagai penanggungjawab segala sesuatu yang ada di Bar, melakukan pemeriksaan terhadap persediaan barang. Umumnya ini dilakukan oleh shift sore atau yang bertanggung jawab saat restaurant tutup. Saat melakukan penghitungan barang waktu closing, barista sekaligus mencatat barang-barang yang harus ditambah untuk operasional esok hari. Dengan system ini, maka sekaligus sebagai media koordinasi dengan shift pagi.

Di dalam form SR terdapat beberapa kolom yang sebaiknya diisi secara detil untuk keperluan pengawasannya, sehingga fungsi dokumen ini bisa maksimal.

Ada tiga kotak yang harus dipilih salah satunya:

1. Food - untuk permintaan barang yang masuk ke dalam kategori Food. Tapi bisa juga diganti dengan Kitchen yang diperuntukkan Department Kitchen saja
2. Beverage - untuk permintaan barang yang masuk ke dalam kategori Beverage atau minuman. Bisa juga diganti dengan Bar.
3. General - untuk permintaan barang yang tidak masuk ke dalam dua kategori di atas. Seperti paper napkin, straw, toothpicks dan lain-lain.

Selanjutnya ada Department yang menunjukkan outlet mana yang melakukan permintaan.

Berikutnya juga terdapat Date atau tanggal permintaan.

Kolom berikutnya terbagi menjadi dua kolom utama yaitu REQUESTED dan ISSUED.

REQUESTED - adalah kolom yang diisi oleh outlet sebagai bukti permintaan barang. Tertera Qty (jumlah yang diminta), Unit (satuan barang yang diminta) dan Description (nama barang dan spesifikasinya). Ditulis dengan jelas dan tanpa coretan.

ISSUED - kolom sebelah kanan yang diisi oleh Storekeeper untuk membuktikan barang yang dikeluarkan dari Gudang Utama yang berisi Qty dan Unit.

Jumlah barang yang dikeluarkan dari Gudang Utama semestinya sama dengan yang diminta outlet. Akan tetapi pada saat-saat tertentu, bissa saja terjadi keterlambatan dalam pengiriman barang dari supplier sehingga barang yang dikeluarkan tidak mencapai permintaan. Hal ini akan menjelaskan sumber permasalahan di sebelah mana saat terjadi kehabisan barang atau yang dikenal dengan istilah Sold Out. 

Permasalahan yang sering terjadi adalah saat sebuah menu dinyatakan Sold Out oleh pihak Bar atau Kitchen. Padahal menu tersebut bisa jadi salah satu best seller. Kemungkinan yang terjadi bisa saja:

• Pihak produksi tidak memperhatikan PAR Stock atau stock aman  barang. Sehingga saat jumlah barang di bawah PAR Stock mereka tidak segera melakukan permintaan.
• Pihak produksi sudah melakukan permintaan, akan tetapi di Gudang Utama barangnya kosong karena Storekeeper tidak melakukan permintaan pembelian.
• Pihak produksi sudah melakukan permintaan ke Gudang, Pihak Storekeeper sudah membuat permintaan pembelian, akan tetapi pengiriman dari supplier terlambat.
• Kemungkinan lainnya adalah penjualan yang sangat banyak sehingga perkiraan stock barang yang disiapkan kurang.

Dengan banyaknya permasalahan yang mungkin timbul, maka management tidak bisa mengambil tindakan dengan tepat apabila system tidak dijalankan dengan baik.

Dalam form SR ini terdapat tiga tanda tangan sebagai persetujuan.

1. Requested by (yang melakukan permintaan ke Gudang Utama, staff)
2. Approved by (yang menyetujui permintaan tersebut, Department Head)
3. Issued by (yang mengeluarkan barang dari Gudang Utama, Storekeeper)

Form ini terdiri dari 3 lembar yang didistribusikan ke:

1. Store - sebagai bukti pengeluaran barang
2. Accounting - dalam hal ini Cost Control yang akan mencocokkan dan memastikan perjalanan barang dari supplier hingga ke konsumen
3. Outlet - sebagai bukti permintaan barang