Daily Inventory

Penghitungan persediaan barang harian secara detil dan benar membutuhkan strategi yang tepat agar hasilnya bisa efektif.

Perlu kita ketahui bahwa pekerjaan pencatatan persediaan barang ini adalah pekerjaan yang sangat melelahkan sekaligus membosankan. Karena pekerjaan ini menjadi tugas dan tanggung jawab karyawan di bagian lini depan seperti Cashier dan Bartender atau Barista yang umumnya dilakukan saat opening shift dan closing shift atau menjelang outlet tutup.

Seperti yang kita ketahui bahwa kekuatan atau kelebihan dan kekurangan seseorang terkadang bertolak belakang satu sama lain. Yang satu lebih menyukai administrasi di belakang meja sementara yang lain lebih menyukai bekerja di lapangan. 

Seperti halnya saya pernah melakukan interview dengan seorang calon Accounting Staff yang menyatakan bahwa dia sangat tertarik dan suka sekali mencari tahu selisih dari sejumlah penghitungan. Hal tersebut membuat dia termotivasi untuk memperbaikinya. Berikutnya saya merekrutnya sebagai staff Accounting dan terbukti bahwa dia bekerja dengan sangat telaten dan detil.

Hal ini tidak ditemukan di semua orang. Terutama bagi mereka yang lebih menyukai bekerja di lini depan atau di lapangan. Menghadapi tamu yang unik dan berbagai komplain justru membuatnya semakin terpacu adrenalinnya dan membuatnya sangat puas saat bisa menanganinya.

Nah, dengan kondisi seperti itu, hal yang perlu kita perhatikan adalah bagaimana agar semua pekerjaan bisa terselesaikan dengan baik dan efektif siapapun yang melakukannya.

Langkah yang perlu Anda ambil adalah membuat sebuah system yang kuat dan tegas sehingga pekerjaan ini bisa mendapatkan hasil yang maksimal.

Di sini saya akan memberikan tips langkah-langkah dalam melakukan penghitungan Daily Inventory sehingga hasilnya bisa maksimal.

1. Date - diisi dengan benar karena pekerjaan dilakukan setiap hari

2. Outlet - menunjukkan nama outlet

3. No - nomor urut barang

4. Description - nama barang

5. UOM - Unit Of Measurement atau satuan penghitungan yang sudah ditentukan.

6. PAR - jumlah persediaan yang sudah ditentukan yang harus dipenuhi sebagai panduan agar tidak menyimpan barang terlalu banyak atau tidak kekurangan saat operasional harian.

7. Open - stok awal. Adalah jumlah persediaan yang diketahui dengan cara menghitung persediaan secara fisik. Umumnya dilakukan saat Opening Shift disertai dengan pemeriksaan secara detil kondisi barang, pengecekan tanggal kadaluwarsa dan juga kebersihannya. Di beberapa tempat, Opening Shift masuk kerja beberapa menit bahkan beberapa jam sebelum outlet buka. Hal ini tergantung dari jumlah pegawai dan juga banyaknya jenis barang yang harus disiapkan untuk operasional harian.

Sebuah bar di Surabaya yang menyediakan sekitar 150 jenis minuman dengan kapasitas 1,000 pengunjung setiap malam, menerapkan kebijakan Opening Shift masuk kerja 3 jam sebelum jam buka karena begitu banyaknya barang yang harus disiapkan.

Sebuah restaurant di Lamongan dengan kapasitas 100 pengunjung setiap hari menerapkan kebijakan masuk kerja setengah jam sebelum jam buka.

8. Request - adalah jumlah barang yang masuk ke outlet. Barang ini berasal dari General Store atau Direct Purchase. Pengisian kolom ini berdasarkan Store Requisition dan Daily Receiving Report

9. In House Transfer (IHT) - adalah kolom yang disediakan untuk mencatat perpindahan barang dari satu outlet ke outlet lainnya. Bisa juga untuk pencatatan barang yang berasal dari Kitchen menuju ke Bar atau sebaliknya. Kolom In untuk barang yang masuk sementara kolom Out apabila mengeluarkan barang untuk outlet lain.

10. Close - adalah jumlah stok barang yang dihitung secara fisik saat outlet tutup. Ingat, menghitung persediaan secara fisik. Penghitungan di kolom ini tidak menggunakan rumus, kecuali penghitungan secara fisik. Pekerjaan ini butuh kedetilan dan kesabaran karena kondisi pegawai sudah letih setelah operasional. Begitu juga jam pulang yang tentunya akan membuat semua karyawan tergesa-gesa untuk pulang. Hal ini tidak bisa dihindari dan perlu pengawasan baik secara langsung maupun secara system. Artinya, perlu dipertimbangkan bahwa outlet perlu menerapkan kebijakan last order lebih awal agar waktu untuk penghitungan Closing Stock bisa lebih akurat.

11. Usage - kolom selanjutnya adalah Usage atau penggunaan atau jumlah barang yang keluar. Dibagi menjadi dua kolom yaitu kolom Actual yang dicatat dengan rumus sebagai berikut:

Actual Usage = Open + Request + IHT In - IHT Out - Close

dan kolom PLU(Point Look Up) yang dicatat berdasarkan laporan penjualan dari kasir.

12. Difference - adalah kolom selisih yang diisi dengan rumus sebagai berikut:

Difference = Actual Usage - PLU Usage

Ada tiga kemungkinan angka yang dihasilkan di kolom Difference ini yaitu: surplus, balance atau minus.

Hasil yang diharapkan tentunya balance atau cocok tanpa masalah. Akan tetapi dua kemungkinan lain bisa saja terjadi terutama dalam keadaan ramai pengunjung.

Baca juga: Tips Mengerjakan Daily Inventory