Menghitung barang setiap hari merupakan pekerjaan yang bisa jadi menyenangkan namun bagi sebagian orang merupakan pekerjaan yang membosankan.
Seperti yang sudah saya bahas di artikel Daily Inventory sebelumnya bahwa pekerjaan penghitungan terhadap barang persediaan ini adalah sebuah keharusan yang pada akhirnya harus masuk ke dalam system kerja.
Mengingat pentingnya pekerjaan ini, akan tetapi juga besarnya kemungkinan pelanggaran yang terjadi, maka saya akan membagikan beberapa tips yang bisa diterapkan dalam pengerjaan Daily Inventory ini sehingga bisa mendapatkan hasil yang maksimal dan efektif.
1. Mengikuti Par Stock
Par Stock merupakan stok aman yang ditentukan oleh perusahaan dengan perkiraan kebutuhan operasional harian. Angka ini bisa diubah dengan perkembangan kondisi di lapangan. Sebagai contoh:
Pada saat awal buka restaurant, Par Stock yang ditentukan untuk Mineral Water 600 ml adalah 24 botol. Berjalannya waktu, pihak bar tidak pernah menghabiskan 10 botol dalam sehari menurut laporan selama tiga bulan terakhir. Maka Supervisor Bar bisa mengganti angka Par Stock untuk item tersebut menjadi 12 botol. Space penyimpanan bisa digunakan untuk item yang lain.
Di sisi lain, pihak Bar seringkali kehabisan stok Avocado yang Par Stock-nya 3 kg. Maka, Supervisor mengubahnya menjadi 5 kg.
Dengan menggunakan Par Stock sebagai panduan, maka jumlah barang yang tersedia relatif lebih mudah dikontrol. Dengan Par Stock, penyimpanan barang juga lebih teratur karena space yang digunakan sudah terencana dengan baik.
2. Penyimpanan yang Rapi
Dengan menjaga kerapian dalam penyimpanan, maka tenaga yang dibutuhkan untuk menghitungnya akan lebih sedikit. Mood juga akan tetap terjaga dan semangat tetap tinggi.
Akan sangat berbeda apabila melihat barang yang banyak dalam kondisi berantakan. Tentunya hal ini akan membuat rasa malas untuk menghitungnya secara detil.
Minuman kemasan yang berjajar rapi di showcase dengan menentukan jumlah barisnya akan lebih mudah dihitung dan tentunya dengan lebih cepat dibandingkan barang yang tidak tertata rapi.
Sebagai contoh: apabila produk Mineral Water 600 ml disusun 6 botol ke belakang dan 4 botol kesamping, maka saat botol berkurang 2, artinya stok tinggal 22 botol.
3. FIFO (First In First Out)
System FIFO ini perlu diwaspadai penerapannya. pada umumnya, pegawai yang kurang peduli akan meletakkan barang yang baru datang di depan dan tentunya akan mengambil yang terdepan saat membutuhkan. Dengan cara seperti ini, pengawasan terhadap kondisi barang yang tertimbun di belakang jadi berkurang. Baik jumlah maupun kondisinya.
Dengan system FIFO yang benar, maka kondisi barang selalu terawasi dengan baik. Apabila barang mendekati kadaluwarsa ataupun kondisi yang lain, maka pegawai akan cepat menemukannya.
Selain itu, dengan membongkar susunan barang lama, menambah barang baru dan menyusunnya lagi dengan rapi, tentunya lebih baik digunakan untuk sekaligus menghitung dengan benar secara fisik.
4. Pembuatan Kategori Barang
Pengelompokan barang pada daftar Daily Inventory akan sangat membantu pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
Pengelompokan barang ini bisa berdasarkan tempat penyimpanan, bisa juga berdasarkan jenis barang, berdasarkan abjad maupun pertimbangan lainnya.
5. Penggunaan Alat Ukur
Beberapa barang perlu menggunakan alat ukur untuk memproses keluarnya barang. Gelas ukur, jigger, timbangan digital merupakan beberapa alat ukur yang dibutuhkan di bar.
Penggunaan alat ukur ini untuk meminimalisir perbedaan penghitungan. Timbangan digital akan menampilkan angka yang cukup akurat.
6. Document Filing
Pengarsipan dokumen seperti Store Requisition (SR), In House Transfer (IHT), Printed-chit, Daily Sales Report sangat penting terutama untuk menganalisa adanya selisih dalam penghitungan.
Namun demikian, dokumen-dokumen ini tidak semua bleh diarsipkan oleh outlet tertentu dengan alasan keakuratan penghitungan.
Daily Inventory ini salah satu contoh dokumen yang dibuat setiap hari oleh Bar tapi tidak boleh disimpan di bar setelah closing dan harus disetorkan ke Accounting bersama laporan-laporan Cashier lainnya.
Hal ini harus dilakukan karena penghitungan Opening Stock maupun Closing Stock harus dilakukan secara fisik. Dikhawatirkan apabila tidak disetorkan, penghitungan Opening Stock hari ini hanya berdasarkan menyalin data Closing Stock hari kemarin atau tidak dilakukan penghitungan secara fisik. Dan hal ini akan menjadi awal dari sebuah tradisi yang sangat buruk.
Selain itu, dengan adanya Daily Inventory yang disetorkan ke Accounting atau ke Cost Control tepatnya, maka pemeriksaan penghitungan akan segera bisa terselesaikan apabila ada selisihnya.
Bagi yang sudah menggunakan software cashier akan dipermudah dengan adanya printed-chit atau kupon pemesanan yang tercetak saat pesanan diinput ke dalam system. Bagi yang belum menggunakan software, maka harus ada Captain's Order yang berfungsi sama.
Jangan terburu-buru membuangnya kecuali memang semua transaksi sudah tidak ada masalah.
7. Menghitung Dengan Mencicil
Kendala yang sering dikeluhkan adalah banyaknya barang yang harus dihitung sementara jam pulang sudah semakin lewat dan kondisi badan sudah penat.
Hal ini bisa disiasati dengan cara mencicil penghitungan sejak awal.
Saya biasa menghitung semua barang dan menuliskannya dengan pensil di kolom Close begitu saya datang pada saat saya masuk sore atau Closing Shift.
Saat itu, setidaknya Opening Shift masih ada untuk melayani pelanggan dan saya memastikan bahwa saya memang menghitungnya secara fisik.
Umumnya, tidak semua item yang ada laku terjual. Tentunya ada beberapa bahkan mungkin banyak item yang tidak ada transaksi pada hari-hari sepi. Untuk item yang tidak ada transaksi, maka saya tidak perlu lagi menghtungnya karena sudah saya lakukan saat saya baru datang. Artinya, saya hanya perlu memeriksa dan menghitung item-item yang terdapat transaksi hari itu.
Saat outlet closing, maka data yang saya tulis dengan pensil akan saya ubah dengan menggunakan pen.
Dengan cara kerja seperti itu,sama halnya saya mencicil pekerjaan saya sejak saya datang.
8. Mengisi Kolom Difference dengan Benar
Kolom Difference ini disediakan untuk segera mengetahui selisih penghitungan secara fisik dan penghitungan secara system.
- Apabila jumlah barang di kolom PLU Usage lebih banyak dari pada di kolom Actual Usage maka di kolom Difference surplus.
Apa yang menyebabkannya? Kemungkinan-kemungkinan yang terjadi seperti:
- Cashier input berlebih
Apabila jumlah barang di kolom Actual Usage lebih banyak dari pada di kolom PLU Usage, maka di kolom Difference minus.
Apa yang menyebabkannya? Kemungkinan-kemungkinan yang terjadi seperti:
Surplus maupun minus, kolom ini harus diisi kecuali penghitungan balance, agar permasalahan segera teratasi.
Post a Comment