Spoilage Report

 

Laporan Kerusakan

Untuk pengawasan lebih detil, dokumen ini sangat membantu. Tidak terlalu sering digunakan, tapi sangat penting.

Fungsi dari dokumen ini adalah untuk melaporkan secara detil barang-barang yang rusak dengan alasan-alasan yang bisa dipertanggungjawabkan.

Dipertanggungjawabkan dalam hal ini dengan maksud bahwa biaya kerusakan menjadi beban perusahaan.

Contoh kasusnya adalah barang yang kadaluwarsa. Tentunya dengan adanya system yang baik dalam antisipasinya. Sebagai gambaran seperti kasus berikut:

Seorang Storekeeper memberi informasi kepada Cost Control bahwa di General Store terdapat beberapa produk selai yang mendekati tanggal kadaluwarsa 3 bulan ke depan.

Berikutnya Cost Control berkoordinasi dengan Chef agar Chef segera membuat program dan promo yang menggunakan produk selai tersebut sebagai bahannya.

Tindakan selanjutnya adalah Chef memberikan instruksi kepada staff Kitchen untuk melakukan permintaan barang berupa produk selai yang mendekati tanggal kadaluwarsa tersebut.

Chef segera meluncurkan beberapa produk baru dengan harga khusus yang menggunakan bahan selai.

Namun demikian, pada tanggal kadaluwarsa, ternyata produk selai tersebut tidak habis terjual dan masih tersisa beberapa botol.

Hal selanjutnya adalah, apabila semua produk selai sudah diminta Kitchen, maka staff Kitchen akan melaporkannya ke dalam Spoilage Report.

Selain tanggal dan Department, form ini berisikan No, Description, Qty, Unit Price, Total Price dan Remark

Staff outlet cukup mengisi kolom No, Description dan Qty serta Remark yang menjelaskan alasan kerusakan barang saja.

Sementara Unit Price dan Total Price akan diisi oleh Cost Control.

Form ini ditandatangani oleh staff dan disetujui oleh Cost Control.

Pada saat membuat dokumen ini, maka kondisi barang harus diperlihatkan kepada Cost Control sebelum dimusnahkan.

Dalam kasus di atas, jelas bahwa system antisipasi sudah dilaksanakan dengan baik.

Hal ini akan sangat berbeda apabila tanggal kadaluwarsa sudah lewat atau terlalu dekat sehingga tidak bisa dilakukan kegiatan untuk promosi. Maka beban dari kerusakan barang bisa dilimpahkan kepada karyawan atau tergantung kebijakan dari perusahaan. Bisa juga, beban ditanggung perusahaan, akan tetapi karyawan mendapatkan hukuman karena tidak menjalankan tugas dengan baik.