Permintaan Belanja
Purchase Request (PR) - Permintaan Belanja. Form ini umumnya digunakan oleh perusahaan dalam skala menengah ke atas. Fungsi dari form ini adalah sebagai bukti dokumen bahwa outlet sudah melakukan permintaan belanja terhadap material tertentu yang tercantum secara detil spesifikasinya. Agar lebih mudah pemahamannya, saya akan memberikan contoh penggunaannya.
Seorang Line Cook membuat PR dengan detil barang yang dia tulis secara detil sesuai kolom:
- No (nomor urut barang) - 1
- Qty (jumlah yang diminta) - 5
- Unit (satuan pembelian) - kg
- Description (detil barang dan spesifikasinya) - Keju Mozarella "Ningrat's"
- Supplier (nama penyedia barang) - Roomah Ningrat's
- Unit Price (harga satuan) - di sini Line Cook tidak menuliskannya karena sudah menjadi tanggung jawab Purchasing
- Total Amount (jumlah perkalian dari Qty dan Unit Price) - menjadi tugas Purchasing
Selanjutnya form diajukan ke Department Head. Dalam hal ini Head Chef akan memeriksa jumlah dan spesifikasi barang secara detil sebelum menyetujuinya. Dept Head akan mengurangi jumlah atau menambahkannya apabila diperlukan. Perubahan angka harus disertai paraf dari Dept Head
Setelah mendapat persetujuan dari Dept Head, PR kemudian diserahkan ke Purchase Officer untuk kemudian mengisi harga dan total harganya. Setelah mengisi semua harga dan jumlahnya, Purchase Officer akan menandatangani PR dan membawanya ke Direksi
Direksi di sini pada umumnya adalah owner (pemilik perusahaan) atau orang yang dipercaya owner. Lebih spesifik lagi Direktur Keuangan.
Setelah mendapat persetujuan dari Direksi, Purchase Officer akan membawa kembali dan membuat Purchase Order (PO) berdasarkan PR tersebut.
PR ini dibuat rangkap 2.
- Lembar pertama disimpan oleh Purchase Officer sebagai file dan
- Lembar kedua disertakan pada PO sebagai bukti bahwa yang tertera pada PO sesuai dengan PR.
Post a Comment